Основы делопроизводства - Конкурс

Постоянные реквизиты– это реквизиты, общие для всех документов одного вида (поэтому их можно заранее разместить на стандартном листе бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа; они образуют официальный бланк документа.

К постоянным реквизитам относятся следующие: государственный герб Российской Федерации, , эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации, наименование организации (автора), справочные данные, место составления или издания документа, код организации.

Постоянные реквизиты не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).

Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично. Такие реквизиты называются переменными.

Переменные реквизиты– это индивидуальные для каждого конкретного документа реквизиты; они вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления.

Переменными реквизитами являются: дата, регистрационный номер документа, ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа, заголовок к тексту и др.

У многих переменных реквизитов имеются специальные символические знаки (ограничительные отметки) для заполнения переменной информацией. Это могут быть «уголки», «отрезки прямой линии», «крестики», знаки (например, знак №____ для обозначения регистрационного номера документа). Такие отметки помогают оформлять конкретные реквизиты в строго отведенном месте: служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

Эти реквизиты вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами) при составлении и оформлении конкретного документа.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Обязательными реквизитами для всех видов документа являются: наименование организации (автора), текст, подпись, дата. Для отдельных групп документов состав обязательных реквизитов дополняется другими элементами, например, для всех документов, кроме писем, обязательным реквизитом является наименование документа; в регламенте и других организационных документах обязательно проставить гриф утверждения, а для справки о месте работы и заработной плате - печать. Регистрационный номер как обязательный реквизит проставляется в документах, указанных в соответствующем перечне.

Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на ее местонахождение, обязательным реквизитом является «Место составления или издания». Если в самом наименовании организации имеется указание на ее географическое положение, то данный реквизит не используется.

В число дополнительных реквизитов обычно включают: адрес организации - составителя документа (во внешних документах), адресат, гриф утверждения, резолюцию, визы согласования и др.

Таким образом, количество реквизитов, как и их состав, зависят, прежде всего, от вида документа и системы документации, а также от цели создания документа, его назначения, от его содержания и формы, способа документирования. Один и тот же реквизит может быть охарактеризован с различных точек зрения.

Наличие реквизитов позволяет идентифицировать информацию, правильно ее отбирать, обрабатывать, хранить, рекламировать.

Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

.