Основы делопроизводства - Конкурс

Переменные реквизиты

 Наименование вида документа - важный реквизит. Он пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).

 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.

Регистрационный номер документа состоит из
его порядкового номера (например, приказ № 45), который по усмотрению орга¬низации можно дополнять индексами:

• дела по номенклатуре;
• структурных подразделений;
• должностных лиц;
• наименований видов документов и т. п.

Например:

№3 - 2/45
3 - номер структурного подразделения;
2 - номер дела по номенклатуре;
45 - порядковый номер документа.

№С - 2/45
С - секретариат;
2 - номер дела по номенклатуре;
45 - порядковый номер документа.

№45/БГ - 2
45 - порядковый номер документа;
БГ-Борис Громов;
2 - номер дела по номенклатуре.

На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа
(На №_от)
Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

 Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

 Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (конкретные действия);
• срок исполнения;
• подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.
Можно оформлять резолюцию на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

• О чем (о ком)? (пишется с прописной буквы)

Например:
О сроках поставки продукции
Об академическом отделе

• Чего? (кого?) (пишется со строчной буквы)

Например:
АКТ приемки продукции
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ офис-менеджера

Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

Текст документа является основным элементом документа.
Обычно текст состоит из двух частей:

• В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.
• Во второй части указываются выводы, предложения, распоряжения и т.п.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит только вторую часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются реквизиты этих документов в такой последовательности:

• аватор (организация);
• название вида документа;
• дата
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту.

Отметка о наличии приложения, о котором говорится в тексте, оформляется так:
Приложение: на 7л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, но в тексте оно не упоминается, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Прайс-лист на 14.05. 2000г. 2 я. В 1 экз.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием организации, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку.
В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Визы согласования документа.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты проведения финансовых и хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных и денежных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии необходимо при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит:

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• подпись;
• расшифровку подписи;
• дату заверения.

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.
Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.