Основы делопроизводства - Конкурс

Анализ и обобщение полученной информации

При обработке полученных данных часто используется метод расче­тов (вычислений). Этот метод применяется для суммирования данных, вы­ведения средних показателей, пропорциональных зависимостей.

Метод сравнения (сопоставления) применяется в основном, если не­обходимо сопоставить:  сведения о нескольких объектах; данные за несколько периодов; данные нескольких источников; выводы, позиции, мнения нескольких авторов. Сопоставление данных позволяет делать выводы об общих законо­мерностях, типизировать отдельные признаки, выявлять уникальные кри­терии, средние показатели и т. д.

Формы представления обобщенной информации

Выбор формы представления обобщенной информации обусловлен задачей, которую поставил руководитель. Основными формами представ­ления информации в практике работы секретаря являются: устная информация; сводная таблица;     реферат; аналитическая справка (обзор).

Устная форма предоставления информации используется в том слу­чае, когда данные необходимы руководителю «для сведения», он не плани­рует их в дальнейшем обобщать, анализировать или использовать в каче­стве доказательной базы.

Сводная таблица содержит исключительно необходимую информа­цию, упрощает сопоставление данных, характеризующих объекты изуче­ния, что в конечном итоге позволяет сократить время, необходимое для принятия решения (табл. 6.1 приложения №18). Этим объясняется тот факт, что именно форма сводной таблицы используется для предоставления информации руководителю наиболее часто.

Тематический реферат. Представляет собой наиболее сложный вид реферативной работы, поскольку включает в себя не только глубокий анализ источников, но и синтез (соединение, сочетание, обобщение) полученной информации. Тематический реферат составляют в тех случаях, когда необходимо предоставление обобщенной информации компактном виде, удобном для практического использования. Необходимо иметь в виду, что написание тематического реферата возможно только в том в случае, если референт освоил принципы информационного обеспечения уп­равления и использует основные критерии оценки информации.

Справка (обзор). Предоставление информации используется в основном тогда, когда информация необходима для представления в сто­ронние организации: инвесторам, производственным и торговым партне­рам, поставщикам, потребителям и т.д. Содержание этих документов опи­сывает этапы информационной работы и фиксирует данные, полученные в результате информационного поиска.

Независимо от выбранной формы предоставления информации сек­ретарь обязан обосновать достоверность информации, давая ссылку на со­ответствующий ее источник библиографическое описание. Следует иметь в виду, что ссылка на электронные средства информа­ции (например, на страницу в Интернете) не может являться безусловным доказательством достоверности информации, так как информация в Ин­тернете в любой момент может быть преобразована или вообще изъята владельцем страницы.

Организация информационной работы

Для того чтобы рационально организовать работу по информацион­ному обеспечению управления, секретарь:

- выясняет у руководителя темы (вопросы), по которым будут систе­матически осуществляться поиск и предоставление данных;

- уточняет объем (количество), форму, периодичность и сроки предо­ставления информации; если предоставление информации будет осу­ществляться в форме устных обзорных докладов, уточ­няет конкретное время доклада;

- готовит и предоставляет руководителю на рассмотрение проекты распоря-дительных документов (приказов, распоряжений), предпи­сывающих сотрудникам организации в определенный срок представ­лять секретарю определенные сведения (если это необходимо для выполнения информационного задания);

- проводит изучение и анализ однократных информационных запро­сов руководителя с целью выявления их ситуационной, тематической и хронологической закономерностей;

- на основе выявленных закономерностей организовывает предваритель­ное получение необходимых данных и обеспечивает своевременное предоставление их руководителю;

- обеспечивает себе оперативный доступ к необходимым источникам ин­формации: организовывает подписку на печатные и электронные изда­ния, формирует и систематически дополняет собственный справочно-информационный аппарат (каталоги, картотеки, досье, перечни, списки и т.п)